"La Planificaciòn de Empresas" por Mariana Medina

• Del libro “Un concepto de Planeación de Empresas” del autor Russel Ackoff (1985), analicè los capítulos 6 y 7 denominados “Control” y “La organización del esfuerzo de la planeación” para explicar de manera más específica y consistente lo que significa la Planeaciòn o Planificaciòn de Empresas.
• CAPÍTULO 6 CONTROL. Planear constituye un proceso de toma de decisiones, en donde debe evaluarse todas aquellas opciones existentes referentes al plan de acción a tomar según las necesidades requeridas dentro de una organización. La problemática que pueda presentarse dentro de una empresa debe acompañarse de un control estricto de variables, a fin de lograr responder a los momentos críticos que puedan suscitarse dentro de dicha organización; en este sentido, el Control involucra cuatro pasos a seguir: 1) Pronosticar los Resultados de las decisiones en la forma de medidas de rendimiento. 2) Reunir la información sobre el rendimiento real. 3) Comparar el rendimiento real con el pronosticado. 4) Cuando se detecta una decisión deficiente, corregir el procedimiento que la produjo y corregir sus consecuencias hasta donde sea posible.
• Para que el Control pueda llevarse a cabo dentro de una organización de manera eficiente, deben tomarse en cuenta los sistemas de información que se le prestan a la administración y las implicaciones que esto conlleva, Ackoff sostiene que “la mayoría de los directivos recibe muchos más datos (aunque no sea información importante) de los que puede absorber aunque pasarán todo el tiempo intentándolo. Esto es ya que sufren una sobrecarga de información”. Si los Ejecutivos no reducen la sobrecarga de información a la que están sujetos, no podrá tenerse como resultado el uso efectivo de información adicional que puede convenirle a la empresa considerablemente, de esta manera es necesario que todas las empresas hagan limpieza y descarga de aquella información que no es pertinente o no conviene a los intereses de la empresa. Es importante resaltar que cuando un ejecutivo de la administración de una empresa recibe o maneja la información que necesita respecto a los procedimientos de control administrativo, éste no tendrá problema a la hora de solucionar problemas de manera eficaz. Mientras más específica sea la información que manejan los ejecutivos de la administración de la empresa, menos tiempo se llevarán ellos en resolver los problemas o improvistos que se puedan desplegar en un momento determinado.
• El buen rendimiento de la empresa estriba estrictamente de una comunicación fluida entre los miembros de la misma; según Ackoff “una característica de la mayor parte de los sistemas informativos es que proporcionan a los ejecutivos más información actualizada acerca de lo que otros ejecutivos y sus unidades están realizando. La creencia que lo motiva es que una mejor comunicación interdepartamental permite a los administradores coordinar sus decisiones con mayor eficacia y por tanto, mejorar el rendimiento global de la organización”. Por último es necesario definir el concepto de control, el cual es la evaluación de las decisiones después de que éstas se han implementado. Implica pronosticar el resultado de las decisiones, compararlo con el resultado real y corregirlo donde esté presente la disconformidad.
• CAPÍTULO 7 LA ORGANIZACIÓN DEL ESFUERZO DE LA PLANEACIÓN. Debe considerarse que la participación de los ejecutivos dentro del proceso de planeación de una empresa es sumamente importante ya que la discusión grupal de las actividades a realizarse dentro de la organización beneficia a la misma para que toda la planeación tenga éxito rotundo. Generalmente los ejecutivos sólo tienden a desarrollar las actividades ya programadas por otros departamentos, pero es importante que se integren a la planeación para que se vinculen con la programación de actividades para que a su vez ellos puedan detectar la posibilidad de error que pueda estar presente dentro de la planificación general de la empresa. Los otros departamentos encargados de la coordinación de actividades específicas deben estar abiertos y dispuestos a recibir ayuda u opiniones de los ejecutivos para coordinar en conjunto todos los movimientos que se vayan a realizar dentro de la organización. El valor de la planeación para los ejecutivos consiste más en su participación en el proceso que en el consumo del producto de esta. Dicha participación estimula el desarrollo de un conocimiento más profundo del negocio y su ambiente, y obliga ala formulación y evaluación sistemática de alternativas que de otra manera no serían tomadas en cuenta. Libera grandes cantidades de actividad creadora que tan a menudo está reprimida por la rutina y por la necesidad de enfrentarse a las crisis. La planeación es una labor obligatoria en donde es indispensable que los ejecutivos participen activamente para que la organización y realización de las actividades laborales pendientes en una empresa, a fin de que todas aquellas laboras se lleven a cabo de manera fluida y ordenada, con el fin de alcanzar el éxito y disminuir las tendencias al los errores. El caso tratado en relación con el libro citado anteriormente fue “EMPRESAS POLAR”. Respecto a este caso quise comparar cómo Empresas Polar ha crecido paso a paso y cómo ha sido la estructura organizativa que ha sostenido para mantenerse como una de las compañías más sólidas de nuestro país, tanto a nivel nacional como internacional. En primer lugar, Empresas Polar inicia su negocio a partir de año 1983 donde comienza a producir la cerveza como tal con tan sólo el funcionamiento de una planta procesadora (ubicada en la parroquia de Antímano en la ciudad de Caracas- Venezuela) y alrededor de 30 empleados encargados de todos los procesos tanto administrativos como obreros respectivamente. Más adelante dicha compañía consigue mejorar las ventas y reorganizar sus objetivos, permitiéndose ampliar la capacidad laboral de empleados a consecuencia de la adquisición de una nueva planta procesadora de cebada; considero que para este entonces, Empresas Polar ya pisaba tierra firme respecto a su nivel de producción, ya que comenzó a exportar el producto que elaboraba y a innovar creando unos nuevos, como por ejemplo, la harina para arepas, aceites de cocina, refrescos, etc., es entonces donde podemos observar que dicha organización se focalizó en propuestas sólidas para crecer, se replanteó objetivos más específicos de acción y logró aplicarlos, uniendo a todos los integrantes que a ella pertenecían para operar metódicamente y para obtener resultados mucho más óptimos, eficaces y efectivos en relación al panorama anterior. En la actualidad Empresas Polar cuenta con el sello Norven de calidad ISO 9000, en virtud de ofrecer al público una gama de productos de excelencia, además cuenta con la Fundación Polar, la cual es una Fundación que se encarga de las personas necesitadas que sufren de cáncer, en donde les aporta ayuda económica para costear todos los procedimientos médicos de esta enfermedad genera. En líneas generales, podemos objetar cómo la Polar ha avanzado paso a paso construyendo en conjunto con todos los ejecutivos que la conforman, un proyecto macro que genera además de ganancias económicas sorprendentes, empleo para los ciudadanos de este país, en donde cada aspecto que se lleva a cabo, es consultado a nivel interdepartamental y general, a fin de alcanzar el mejor resultado; por otro lado los niveles de control e información pretenden llevar un orden y una metodología capaz de argumentar cada paso, para ejecutarlo con total confianza y perfección, tal y como podemos observarlo en la actualidad.
• BIBLIOGRAFÍA. ACKOFF, Russell. “UN CONCEPTO DE PLANEACIÓN DE EMPRESAS”.Editorial Limusa, México 1993.148 páginas.