LA PLANIFICACION SISTEMATICA por Gustavo Arroyo y Daniel Castillo

La Planificaciòn Sistemàtica por GUSTAVO ARROYO

La planificación sistemática ha evolucionado para ofrecer un marco de trabajo conceptual y dialéctico en el cual pueden desarrollarse los métodos científicos adecuados a otros sistemas y no propiamente al mundo físico. La planificación sistemática: • Adopta un enfoque holístico hacia los sistemas. • Provoca la generalidad de las leyes particulares, mediante el hallazgo de similitudes de estructura (isomorfismo) a través de los sistemas. • Anima al uso de modelos matemáticos, cambian el énfasis de una consideración de contenido a una estructura. • Promueve la unidad de la ciencia, al proporcionar un marco de referencia coherente para la organización del conocimiento. El enfoque reduccionista vs. el enfoque de sistemas. • Gran parte del progreso obtenido en el los campos de las ciencias se debe al enfoque reduccionista, el cual estudia un fenómeno complicado a través del análisis de sus partes o elementos. • El enfoque reduccionista tiende a la subdivisión cada vez mayor del todo, y al estudio de esas subdivisiones mientras que el enfoque de sistemas trata de unir las partes para alcanzar la totalidad lógica o una independencia relativa con respecto al grupo que pertenece. Características del enfoque de sistemas. • Es una combinación de filosofía y de metodología general. • Los aspectos filosóficos son descritos por las siguientes características: o Interdisciplinario. o Cualitativo y cuantitativo a la vez. o Organizado. o Creativo. o Teórico. o Empírico. o Pragmático. Metodología general del enfoque de sistemas. • Definir primero los objetivos del sistema, examinarlos continuamente y redefinirlos. • Obtener el mayor numero posible de datos: entradas, salidas, criterios, restricciones, estructura general del sistema. • Delinear el sistema a partir de los elementos y relaciones principales, crear y examinan alternativas. • Refinar el sistema mejorando los componentes y subsistemas, concentrarse en los objetivos, restricciones etc. Fases y pasos del enfoque de sistemas. Fase I: Trabajo de preparación. • 1. Ver la empresa como un sistema. • 2. Reconocer el sistema ambiental. • 3. Identificar los subsistemas . • Áreas funcionales: mercadeo, ventas, manufactura. • Niveles gerenciales: relaciones superior-subordinado. • Flujo de recursos. Flujo dinero, personal. Fase II: Trabajo de definición. • Identificación del problema: tomar conciencia de su existencia. • Comprensión del problema: aprender suficiente acerca de el para buscarle solución. • 4. Proceder del nivel de sistema a subsistema. • Analizar el equilibrio con su entorno: los recursos fluyen adecuadamente, alcanza sus objetivos. • Analizar en términos de sus subsistemas: están dirigidos a alcanzar los objetivos del sistema. • 5. Analizar los elementos del sistema en secuencia. • Evaluar los estándares de desempeño (planes, presupuestos, cuotas): validos, realistas, comprensibles, medibles. • Comparar las salidas con los estándares. • Evaluar la gerencia: equipo gerencial calidad y cantidad. • Evaluar procesador de información: no se esta recibiendo la información? • Evaluar las entradas y recursos de entrada: recursos físicos, personal adecuado, materia prima. • Evaluar procesos de transformación: procedimientos y practicas ineficientes. • Evaluar recursos de salida: recursos físicos de salida (almacén, personal, transporte, maquinaria embarque) Fase III: Trabajo de resolución. • 6. Identificar soluciones alternativas: lluvia de ideas, sistemas de apoyo a las decisiones en grupo. • 7. Evaluar las soluciones: fijar criterios de evaluación, ventajas y desventajas, pesos. • 8. Seleccionar la mejor solución: análisis, juicio y negociación. • 9. Implementar la solución. • 10. Efectuar un seguimiento: asegurarse de que la solución sea eficaz. Influencia de los factores personales. • Percepción de problemas. • Evitados de problemas: Positivo, todo esta bien. • Solucionados de problemas: Ni busca ni los niega. • Buscador de problemas: Disfruta resolviéndolos. • Recolección de información. • Estilo preceptivo: Administración por excepción excluye lo que no se relaciona con su área de interés. • Estilo receptivo: Examina todo luego determina si le sirve. • Uso de información. • Estilo sistemático: Procura seguir un método. • Estilo intuitivo: No prefiere ningún método particular.

Diferencias entre Visión, Misión, Metas, Objetivos: 1. Visión: se corresponde con el fin de la institución describe los resultados de vida esperados con base a algún esquema de valores seleccionado. Una visión es ir más allá de lo que queremos lograr, digamos que es una concepción a largo plazo del proceso de planificación. 2. Misión: Una misión siempre estará implícita y explícitamente durante el proceso de planificación no importando el tiempo que éste dure. Es el enunciado del trabajo general que deseamos hacer y debe basarse en necesidades documentadas, es un trabajo general que debe lograrse. Los objetivos de misiones describen exactamente adónde debemos llegar y/o qué es lo que debe producirse. Por consiguiente, un objetivo de misión debe indicar de manera precisa las condiciones siguientes para el resultado final. 3. Metas educativas: (de largo, mediano y corto plazo): Lo que los ciudadanos o diseñadores de política desean que las instituciones alcancen. Clases de logros, describen características que se supone habrán de resultar del aprendizaje a través del tiempo. 4. Objetivos: Son las consecuencias educacionales esperadas de cursos o unidades particulares de estudio. Se clasifican en: generales y específicos.

LOS APORTES DEL AUTOR ROGER KAUFMAN POR DANIEL A. CASTILLO OCHOA

• FICHA BIBLIOGRAFICA DEL LIBRO ESTDIADO: Kaufman, Roger A. Planificación de Sistemas Educativos. Ideas básicas concretas. Editorial Trillas. 1973. México Este Libro "Planificación de Sistemas Educativos" fue escrito por el Norteamericano Roger Kaufman , y està destinado a todo tipo de personas en especial a la comunidad docente. El enfoque principal de este libro esta en la identificación del problema , los elementos y lógica de la evaluación de necesidades y análisis de sistemas educativos. El libro consta de 9 capítulos estructurados de la siguiente forma:  Planificación / Introducción  La educación como proceso administrativo / Introducción a un enfoque sistemático de la educación.  Determinación de las necesidades educativas.  Análisis de Misiones.  Análisis de Funciones.  Análisis de Tareas.  Análisis de Métodos y Medios.  Cómo realizar lo planificado.  Cómo planificar lo que se hace.
• CAPITULO I. En el primer capitulo se nos da un abre boca de lo que será el libro. Contiene algunas definiciones que debemos tener claras para entender lo que viene a continuación, definiciones tales como ¿ qué se entiende por sistema ? – siendo este la suma total de partes que funcionan independiente o conjuntamente para lograr ciertos resultados basados en necesidades. ¿ Qué se entiende por enfoque sistemático? – El cual consiste en un proceso en el que se identifican las necesidades, se seleccionan problemas, se determinan los requisitos para la solución de problemas, se escogen soluciones entre las alternativas, se obtienen y aplican medios, se _evalúan los resultados y se efectúan las revisiones que requiera todo o parte el sistema, de modo que se eliminen las carencias. En otras palabras es un instrumento de procesamiento para lograr de manera mas efectiva y eficiente los resultados que se deseen. También habla sobre el papel del educador en la planificación , que pueden ser una variable interviniente en el proceso educativo o simplemente unos espectadores . Y que la planificación consiste en determinar que debe hacerse y hacia donde debemos ir.
• CAPITULO II El capitulo dos tiene como finalidad proporcionar una visión general de los medios para la planificación, y su relación con el enfoque sistemático de la educación . Los medios para la planificación educacional incluyen la evaluación de necesidades y el análisis de sistema. Nos habla también de que sería útil concebir al maestro o educador como un administrador del proceso de aprendizaje, esto implica la determinación de las necesidades del estudiante, la identificación de problemas y la implantación de cierto número de procesos para elaborar un sistema educativo que responda a las necesidades de los alumnos. También toca algunos conceptos como la administración y la responsabilidad del educador en el proceso, que nos divide la administración educativa en seis etapas:  Identificación del problema  Determinación de los requisitos y alternativas de solución  Selección de la estrategia de solución entre las alternativas.  Implantación de la estrategia  Determinación de eficacia de ejecución  Revisión de lo que sea necesario De la misma manera el autor nos dice la utilidad del enfoque sistemático y nos da la subdivisión del mismo que son:  Análisis de Misión: significa lo que debe realizarse y los criterios para obtener éxito y las etapas necesarias para pasar de donde estamos hasta donde queremos ir.  Análisis de Función: Consiste en definir qué debe hacerse , es el proceso que determina la realización de cada elemento del perfil de misión  Análisis de tareas: Es lo mas específico de lo que debe hacerse en un análisis de sistemas , se determina de los demás según el grado no su forma.  Análisis de Métodos y Medios: Sirve para identificar las posibles estrategias para llenar cada requisito y para indicar las ventajas y desventajas de las mismas ( Determina que posibilidad existe de que se pueda hacer).
• CAPITULO III El tercer capitulo nos habla de la determinación de las necesidades educativas. Sobre la evaluación de necesidades, que no es mas que un análisis de discrepancias en el que nos preguntamos ¿ dónde estamos actualmente? ¿dónde deberíamos estar?, sobre sus características y por ultimo las variables que deben intervenir como lo son: los alumnos, los padres y miembros de la comunidad y los docentes. También toca puntos como las tres dimensiones posibles para una evaluación de necesidades que son:  La naturaleza del conocimiento  La naturaleza del alumno  La naturaleza de la sociedad Los tipos de modelos :  Modelo inductivo  Modelo deductivo  Modelo clásico
• CAPITULO IV Consiste en el análisis de misiones, que no es más que el cambio de algo o alguien en las condiciones. Es una determinación de hacia donde vamos. También nos habla de las etapas que hay que cumplir para ir del punto en que estamos al que debemos de estar. Los elementos de una misión son:  Objetivo de misión y requisitos afines de ejecución: Es una ejecución que describe el resultado de una misión , es traducir ese esfuerzo en una declaración mensurable o medible , más general. Estos objetivos de misiones describen a donde debemos llegar . Para realizar un objetivo de misión debemos preguntarnos: ¿ qué debe hacerse? ¿ quién debe hacerlo? ¿ bajo qué condiciones? ¿ cuáles son los criterios?  Perfil de misiones: Es el que identifica todas las funciones principales que deben ejecutarse para completar la misión y producir el resultado que satisfaga los requisitos de ejecución .
• CAPITULO V Este capitulo trata sobre el análisis de funciones . Una función es uno de varios resultados relacionados que contribuyen a uno mayor. “Es un conjunto de trabajos necesarios para alcanzar un objetivo específico”. Las funciones son cosas que deben hacerse para lograr cierto resultado o una parte del resultado total. De igual forma que en el análisis de misiones el análisis de funciones se interesa por el “QUE HACER”, no el como hacerlo y por el orden en que se deben hacer estas cosas. Niveles de análisis de funciones:  Funciones de nivel superior: es lo mismo que el perfil de misión todas las demás se derivan de esta. La relación que hay se puede observar por medio de una matriz en el que el perfil de misión ocupa la dimensión y el análisis de función en la profundidad. Perfil de misión Análisis de función Cada nivel del análisis está relacionado con todos los demás niveles. El proceso comienza con la evaluación de necesidades, donde se identifica las discrepancias entre “lo que es y lo que debe ser”. La última dimensión proporciona las bases para el objetivo de misión y de esa forma da la conexión entre la evaluación de necesidades y el análisis de misión. Este análisis de misión determina el objetivo, requisitos de ejecución y perfil de misión . el perfil de misión es el nivel superior del análisis de funciones.
• CAPITULO VI Este capitulo trata sobre el análisis de tareas. Las tareas se pueden definir como unidades de ejecución. Estas constituyen la etapa final de subdivisión en el análisis de sistemas. Hay que mencionar nuevamente que la diferencia entre el análisis de misión, función y tareas es mas de grado que de tipo. Es el nivel mas bajo de análisis que indicará que debe hacerse para la realización de una función de orden superior. El análisis de tareas tiene dos etapas básicas:  Especificación de tareas básicas involucradas en la realización de las funciones generales.(Lista de tareas)  Determinación de las características, requisitos, y contexto de las tareas, colocándolos en una secuencia de orden cronológico. La lista de tareas, es una secuencia de tareas que, en conjunto darían la función general de la que se derivan. Es preciso hacer notar que al igual que los análisis de nivel superior, el análisis de tareas evita la determinación del cómo hacer las cosas y se preocupa mas bien de qué hay que hacer. La finalidad de la lista e tareas es la de identificar las tareas que deben ejecutarse y el orden en que debe hacerse. La descripción de tareas, es la determinación de las características mas importantes y sobresalientes de las tareas involucradas. Como por ejemplo, el medio en que debe llevarse a cabo una tarea , los requisitos físicos, de salud, seguridad, la naturaleza y el tipo de respuesta que se requiere, entre otras cosas. En la descripción de tareas se toma la información de la lista de tareas y se ordena de forma cronológica.
• CAPITULO VII Este capitulo trata sobre el análisis de métodos y medios. Después de haber realizado el análisis de ( misión, función y tareas), el planificador o analista ya sabrá qué debe hacerse. Sin embargo, por medio del análisis de métodos y medios se deben determinar si existen una o mas estrategias o medios que permitan el logro del objetivo propuesto. Este análisis consiste, en compilar una lista de estrategias alternas y procedimientos, que indique cuales son las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. esta compilación sirve como banco de datos al diseñador de sistemas.  Un método , es la estrategia para llenar ciertos requisitos de ejecución.  Un medio, es el instrumento que permite la aplicación de la estrategia. Es importante llevar un análisis de métodos y medios por cada uno de los pasos del análisis sistemático, a fin de estar seguros de que no hay coartaciones debidas a la incapacidad para identificar y seleccionar una combinación factible de métodos y medios para alcanzar los requisitos de ejecución identificados

EJEMPLO DE UN PLAN SISTEMÁTICO POR GUSTAVO ARROYO

Problema: “Carencia en la UC de una unidad de planificación lo cual se tradujo en pérdidas materiales y financieras en el último año (2002) –los egresos fueron 50% mayores que los ingresos- los objetivos de la institución se lograron en un 50% y los docentes-alumnos tuvieron pocos incentivos. Se ha demostrado poca eficiencia en Administración Educativa”. 1. Visión Llevar adelante el Proceso de transformación que permita conseguir una educación superior de calidad y pertinente a las exigencias de la sociedad. 2. Misión: Establecer una unidad de planificación en un plazo de 3 meses que produzca una adecuada planificación estratégica institucional de corto, mediano y largo plazo, a partir de procesos de investigación que determinen políticas y estrategias generales y específicas que permitan el cumplimiento de los fines y objetivos de la Universidad en un 80%, a un costo de $ 50 millones anuales a partir de octubre 2003, proyectando la institución hacia el siglo XXI. 3. Perfil de Misión: 3.1. Integrar los sistemas de planificación e información orientándolos al cumplimiento de la visión y misión de la Universidad. 3.2. Crear una unidad técnica académica-administrativa, encargada de la planificación, programación y elaboración de Proyectos. 4. Perfil de Funciones. 4.1. Dirigir, organizar, controlar y evaluar la elaboración y ejecución de planes, programas y proyectos académicos y administrativos. 4.2. Coordinar y asesorar las diferentes actividades de planificación realizadas por las unidades académicas y administrativas. 4.3. Asesorar a los órganos de gobierno y autoridades universitarias, tanto en el área académica como de servicios. 4.4. Recolectar, tabular, sistematizar, publicar e interpretar la información relativa a las áreas académicas y administrativa, tanto a nivel institucional como de Sistema Universitario. 4.5. Dirigir el proceso de planificación estratégica de la Universidad. 4.6. Elaborar la normatividad y los lineamientos generales de política relativos a las áreas académica y administrativa. 4.7. Capacitar al personal de la Universidad en la elaboración de planes, programas y proyectos, estableciendo procesos permanentes de diálogo, reflexión y análisis de la problemática universitaria y su entorno. 4.8. Participar en los diferentes órganos de gobierno, dirigiendo sus decisiones hacia el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Universidad. 4.9. Coordinar con la Dirección Administrativa y Financiera en la elaboración del Presupuesto General de la Universidad, tratando de hacerlo funcional al Plan de Desarrollo. 5. Tareas (indicar plazos de entrega) 5.1. Elaboración y publicación anual de la "GUÍA PARA EL ESTUDIANTE". 5.2. Elaboración y publicación anual de las "ESTADÍSTICAS UNIVERSITARIAS". 5.3. Elaboración y publicación del "PLAN QUINQUENAL DE DESARROLLO". 5.4. Elaboración y publicación de textos para el Programa de Licenciatura en Educación. 5.5. Elaboración y difusión de Planes Operativos Anuales. 5.6. Elaboración y difusión anual de las Bases de: - Cursos de Orientación Vocacional. - Pruebas de Suficiencia Académica. - Cursos Pre-Universitarios. 5.7. Elaboración y difusión anual del Calendario Académico de la Universidad. 5.8. Coordinación del Programa de Licenciatura en Administración Educativa, bajo la modalidad semi-presencial a nivel departamental. 5.9. Coordinación del Programa de Licenciatura en Administración Educativa, bajo la modalidad de educación a distancia a nivel nacional. 5.10. Revisión de la documentación necesaria para la creación, modificación o supresión de unidades académicas. 6. Actividades (indicar tiempo para cada una) Para cada tarea hay que hacer la lista de actividades detalladas para lograr cada tarea, indicando tiempo (ahorro). Por ejemplo para elaborar la Guía para el Estudiante, las siguientes actividades: examinar otras guías elaboradas por otras universidades; indagar las necesidades de los alumnos que puedan ser cubiertas con las información de la guía; hacer cronograma de trabajo; hacer el plan de Guía (maqueta del libro); reunirse con los jefes y profesores para evaluar el proyecto; hacer las correcciones necesarias; hacer la versión final de la Guía; obtener la aprobación de las autoridades pertinentes; entregarla a reproducción o la imprenta; hacer la distribución correspondiente; obtener feedback de la guía definitiva por parte de los usuarios. 7. Métodos y Medios: indicar procedimientos, medios y recursos (costos) a usar para cada actividad. Indicar ahorro. Definir los métodos (procedimientos), medios y recursos a utilizar en cada actividad. Indicar costos. 8. Red PERT: representación gráfica de la trayectoria o camino a seguir, en base a lo anterior (dibujo, flujograma). Uso de Microsoft Project (computadores) Este resumen se basò en el Libro "Planificaciòn de Sistemas Educativos" por Roger Kaufman (1980) y en material entregado en la clase de la Dra. Carmen Leonor Rosales-Dordelly (UCAB,2005).