Planificaciòn de RRHH por Marjorie De Jesùs

• Este ensayo està basado en el autor Barranco (2000) en su libro sobre Planificaciòn de Recursos Humanos, el cual, nos dice lo siguiente: la consideración del capital humano como motor de la evolución de la organización y protagonista de la competitividad, convierte a la función social en una de las grandes funciones estratégicas de la empresa. Por lo cual, se induce la necesidad de establecer una planificación estratégica que permita la asignación racional de los recursos humanos disponibles a una serie de actividades programadas en las áreas funcionales de la empresa, de acuerdo con unas exigencias o perfiles previamente analizados y para obtener los máximos niveles de rentabilidad y eficacia, dentro de un entorno dinámico y cada vez más competitivo.
• Segùn Barranco (2000), para planificar estratégicamente en el área de recursos humanos es necesario: - Conocer el mercado interno de la empresa: qué características tienen nuestros trabajadores, qué aspiraciones y motivaciones les mueven, cómo quieren ser considerados, qué esperan de la dirección y de la empresa... - Conocer la propia organización: qué puestos de trabajo hay, cuáles son sus funciones, cómo se estructuran orgánicamente, qué métodos de trabajo se están utilizando, cómo está de saturado el personal. El análisis de esta información nos va a permitir establecer el plan de comunicación interna entre los distintos niveles jerárquicos de la empresa, implantar las estrategias de motivación alternativas, cuyo fin es la integración y participación activa de los trabajadores en la consecución de los objetivos de la empresa, y por último, poder determinar cualitativamente y cuantitativamente las necesidades de personal en las distintas áreas funcionales de la empresa.
• Concepto de planificación: Es un instrumento clave en la dirección de la empresa, que además determina cuáles son las exigencias y características que deben regir para organizar la institución empresarial. El proceso planificador implica un análisis metódico y una elección racional de los objetivos y metas a alcanzar, así como una selección de los distintos programas o líneas alternativas de actuación que deberán seguirse para alcanzarlos. Por lo cual, una buena planificación debe terne en cuenta la proyección temporal o el entorno futuro en el que van a desarrollarse las decisiones y las acciones correspondientes. La planificación siempre implica un horizonte temporal. La planificación, en consecuencia, consistiría en definir unos objetivos concretos y diseñar los sistemas a seguir para conseguirlos, así como cuantificar los medios necesarios, estableciendo unos plazos de tiempo determinados. En ese mismo sentido, debe entenderse que la planificación racional es un requisito básico para la supervivencia de la empresa. Etapas de la planificación
• 1. Análisis de la situación: Antes de iniciar el proceso de planificación es necesario conocer la problemática actual y futura del entorno en el que nos vamos a mover y de la empresa en la que vamos a desarrollar nuestras actividades. Habrá que responder a: ¿cuáles son nuestros puntos fuertes?, ¿qué oportunidades vamos a tener?, ¿cuáles son nuestras debilidades? Esto es, matriz FADO.
• 2. Definición de objetivos: Con la definición de objetivos, se sabe lo que se va a hacer en el futuro, en dónde va a ser necesario incidir con los mayores esfuerzos y qué es lo que se obtendrá como consecuencia de la aplicación del conjunto de estrategias, políticas, procedimientos programas y presupuestos. Para lo cual, se deberá establecer objetivos generales para la empresa y objetivos específicos para cada una de las áreas de la actividad misma.
• 3. Establecimiento de hipótesis: Es conveniente definir el escenario o los escenarios en los que nos podremos mover. Las premisas son hipótesis o supuestos de la planificación que establecen el marco futuro en el que se va a desarrollar.
• 4. Selección de la línea de actuación: Se impone un análisis riguroso de los puntos fuertes y débiles de cada alternativa, teniendo siempre presente los objetivos que queremos alcanzar y las hipótesis que se han establecido, así como los distintos factores que puedan incidir en las mismas. La consecuencia de este análisis es la elección de una determinada línea de acción, que va a ser la que guíe la planificación. En esta etapa es cuando el plan es adoptado.
• 5. Establecimiento de los planes derivados: Con el objeto de apoyar al plan básico o plan eje, se suele definir una serie de planes complementarios o derivados que completan la fase planificadora.
• 6. Ejecución del plan: Es necesario que se ejecuten todas aquellas actividades previstas, de acuerdo con los métodos o sistemas diseñados, en lo planes establecidos y con los medios indicados. El único fin de la planificación es poder alcanzar los objetivos previstos en el marco temporal prefijado.
• 7. Control del plan: Todo plan debe llevar incorporados los elementos necesarios para poder detectar, en tiempo, las desviaciones que se produzcan como consecuencia de los cambios en el entorno, en las previsiones o en la propia dinámica de la empresa, y, además, los sistemas correctores que permitan, sin grandes alteraciones en los procesos derivados, que los objetivos o metas se alcancen dentro del marco establecido. Reglas básicas de la planificación • La planificación no debe dejarse al azar. • No es intuición • Es un proceso sistemático. • Se inicia en los altos niveles del organigrama. • Es consecuencia de los objetivos. • Se inicia conociendo el entorno y previendo el futuro. • Influye en el cambio empresarial. La planificación de los recursos humanos
• El concepto de planificación aplicado al personal recoge, además de la planificación de nóminas, la planificación de necesidades de personal, así como un estudio de la estructura organizativa de la empresa actual y futura. Fases de la planificación de recursos humanos:
• 1. Fase de análisis: Parte del conocimiento exhaustivo de la empresa:  Organización general actual  Organización en detalle, de las grandes áreas de actividad.  Funciones de la unidades que constituyen dichas áreas.  Funciones de las categorías o grupos laborales que integran dichas áreas.  Responsabilidades que corresponde a cada nivel estructural, por áreas de actividad.  Políticas y estrategias generales y específicas. Para materializar esta fase es necesario disponer de los siguientes documentos:  Organigrama general o básico de la empresa actualizado.  Organigramas de detalle de cada una de las grandes áreas.  Manuales de funciones de las unidades organizativas que constituyen dichas áreas.  Manuales de funciones de las categorías que integran dichas áreas.  Descripción de todos los puestos de trabajo actuales.  Profesiogramas.  Inventario de la totalidad de puestos de trabajo existentes.  Resultados de las valoraciones de los actuales puestos de trabajo.  Resultados de los principales "ratios" relativos a la nómina: edades, antigüedades, rotación, absentismo...
• 2. Fase de previsión: El objetivo de esta fase es conocer cómo será la empresa en el futuro, los cambios organizativos que se producirán y los derivados de la propia actividad empresarial o del sector: fusiones, disgregaciones, mecanización total o parcial, salida a mercados internacionales, etc. El desarrollo de esta fase implica los siguientes estudios:  Conocer los organigramas previstos.  Analizar y describir los puestos de trabajo necesarios en ese futuro.  Valorar dichos puestos.  Cuantificar las necesidades de nuevos puestos.  Preparar las fuentes de reclutamiento internas o externas.  Diseñar los sistemas idóneos de selección de dicho personal.  Establecer los planes de formación y desarrollo de nuevos puestos.
• 3. Fase de programación: Se establecen los sistemas o métodos para efectuar los estudios indicados en la etapa anterior, el orden de las prioridades de las distintas actividades, el plazo(s) de tiempo del cual se dispondrá y el equipo que llevará a cabo toda la planificación.
• 4. Fase de realización: Se coloca en práctica cada una y todas las actividades programadas.
• 5. Fase de control: Es el análisis, en el tiempo, de las desviaciones que se van dando a lo largo del plan. Concepto de marketing interno Es una técnica que permite un diseño y desarrollo racional de una estrategia social adaptada a la empresa y al entorno en el que opera, cuyo objetivo último es potenciar la productividad de la empresa, al ser considerado este factor como el elemento fundamental para poder salir del estado en el que se ven sumidas muchas organizaciones como consecuencia de la conflictividad social, de la desmotivación y la falta de integración de su elemento humano en los fines de la institución. Por lo cual, el marketing interno es el conjunto de técnicas que permiten “vender” la idea de empresa, con sus objetivos, estrategia, estructuras, dirigentes y demás componentes, a un mercado constituido por los trabajadores, “clientes-internos”, que desarrollan su actividad en ella.
• Fases de un plan de marketing interno:
• Primera etapa: Análisis del entorno. Desde el punto de vista de los recursos humanos es necesario conocer todos aquellos aspectos que pueden influir en nuestra empresa o que pueden permitirnos comparar nuestra situación con la de organizaciones similares, sean o no de nuestro sector.
• Segunda etapa: Análisis del mercado social interno. Conociendo el entorno externo, es necesario analizar a los clientes internos que constituyen nuestro mercado: sus características, necesidades, deseos, preocupaciones, debilidades, fortalezas y todos aquellos otros factores que sea necesario conocer para poder establecer nuestra estrategia social. Tercera etapa: Proceso de adecuación. Conocido el entorno externo y el mercado interno es necesario adecuar las características de los clientes internos a las exigencias del mercado externo (implica cambio en la estructura organizacional). Cuarta etapa: Control del plan de marketing interno. Esta etapa nos debe permitir comprobar la eficacia del plan de marketing interno y establecer las correcciones oportunas ante las desviaciones que vayan surgiendo.
• Fases de una investigación sociolaboral: En toda estrategia de recursos humanos que se establezca bajo la óptica del marketing interno social o interno, es fundamental conocer la opinión que, sobre los distintos aspectos de la empresa tienen los trabajadores. Para lo cual se utilizan metodología de investigación social, tanto de tipo cuantitativo como cualitativo, que se engloban dentro de la denominación de estudios de psicosociología laboral o estudios "de personal". Un estudio sociolaboral sobre el personal de una empresa consta de cuatro fases: preparación del estudio y trabajo de campo (diagnòstico),tabulacion de cuestionarios y estudio final (resultados).
• Factores originarios de la conflictividad laboral Los cambios de la sociedad actual se producen por una serie de factores que se recogen en cinco agrupaciones genéricas, son los siguientes:  Ámbito tecnológico: Se han sofisticados los grandes sistemas, siendo la consecuencia una simplificación de los procedimientos individuales de trabajo.  Ámbito sociológico: La aparición de nuevas profesiones y carreras que no habían sido consideradas y el fuerte desarrollo que han tenido otras, cuyo campo de aplicación estaba muy limitado, junto con la mejora de las comunicaciones en sentido amplio y el impacto que ha tenido este fenómeno en las relaciones empresa-trabajador, ha dado lugar a un mayor nivel de conocimientos, consecuencia de la proliferación de los contactos entre expertos, permitiendo, as u vez, una más amplia especialización, una mejora y fluidez en la información y más exactitud de los métodos en la predicción dl futuro, lo que permite la toma de decisiones anticipada. Ámbito comercial: Los cambios tecnológicos han facilitado los sistemas de producción flexibles que logran tener nuevos productos, tanto de gran consumo como industriales, satisfaciendo necesidades básicas y/o secundarias que la sociedad actual tiene.  Ámbito político: Se han producido alteraciones profundas como consecuencia de la devaluación de las ideologías y de la aproximación de los extremos radicales.  Ámbito económico: La crisis por la que pasa actualmente el país, producto de una gran devaluación del bolívar, provocando grandes endeudamientos y alto costo de vida para cada ciudadano. Todo esto repercute en una disminución de los beneficios de los empresarios y, como consecuencia desajuste en los mercados de trabajo, registrándose altas tasas de desempleo. Problemática general en la empresa  Aumento de los niveles de información  Deficiencia de los canales de comunicación  Falta de motivación  Deficiencia en los sistemas de gestión Conceptos generales del SIRH El SIRH puede definirse como aquel subsistema de información de la empresa que tiene por objeto disponer del conjunto de datos, estadísticas e información, tanto general como específica del área de personal, que sirven, entre otras aplicaciones, para establecer previsiones acertadas dentro del campo de los recursos humanos. En esta área es necesario disponer de la máxima información relacionada con los trabajadores, tanto internamente como en todo aquello relativo al entorno y que pueda influir en las propias relaciones laborales. Esta información será la base de partida que nos facilitará el conocimiento de hacia dónde nos deberemos encaminar y qué acciones tendremos que emprender para llegar a alcanzar esos objetivos prefijados. Esta documentación de tipo cualitativo y cuantitativo deberá estar completa y ser adecuada. Además, deberá tener previstos los mecanismos que permitan mantenerla actualizada de forma permanente.
• El SIRH se estructura, por lo general, en cinco niveles: - Información referente a la nómina de la empresa, a los empleados: Se distingue dos tipos de datos: los referentes al trabajador individualizado, los cuales son necesarios para la fase cualitativa de la planificación: reclutamiento, selección, adaptación de la persona al puesto, acceso a cargos, etc. y los generales de la plantilla de la empresa, los cuales son de aplicación en las previsiones cuantitativas de nómina, principalmente. - Información referente a los puestos de trabajo, que recoge las descripciones y/o profesiogramas de los mismos. - Información relativa a la estructura organizativa de la empresa: unidades orgánicas, dependencias, misiones básicas y funciones de los distintos grupos, así como los organigramas correspondientes y los efectivos de personal adscrito a cada grupo por categorías laborales.
• - Información genérica de la empresa: normativas, datos económicos, de productividad, etc., e información procedente de estudios psicosociales. - Información del entorno social en el que se mueve la empresa, tanto del sector de actividad al que pertenece, como en los aspectos legislativos, políticos y sociales de la nación o de la comunidad. Concepto de estructura organizativa Se define la estructura organizativa de la empresa como la disposición de los recursos humanos de la misma con el fin de alcanzar sus objetivos. Esta definición lleva implícita la consideración de algunos aspectos importantes, como son los siguientes principios: - Las diferentes actividades que son consecuencia de la especialización de uno o más trabajadores deben agruparse teniendo presente el objetivo último de la empresa y/o las metas que deberá alcanzar cada grupo, en función del tipo de unidad organizativa de que se trate. - Las actividades de cada trabajador deben orientarse, siempre y cuando sea posible, a conseguir una mayor especialización. - Cada grupo o unidad organizativa debe tener un mando que ejerza la autoridad y que coordine a los componentes del grupo. La línea de autoridad debe estar perfectamente identificada y ser asumida por todos y cada uno de los componentes del grupo. En consecuencia, el superior es responsable de los actos de sus subordinados.
• Algunos principios prácticos de organización
• 1. Cada trabajador debe tener un único jefe.
• 2. Todos los componentes de la empresa deben saber de quién depende y quiénes dependen de él.
• 3. Debe existir líneas claras de autoridad desde el nivel más alto al más bajo de la organización.
• 4. La autoridad debe delegarse lo máximo posible.
• 5. La responsabilidad no se delega.
• 6. La responsabilidad debe llevar aparejada la correspondiente autoridad.
• 7. El número de niveles jerárquicos debe ser mínimo. Estructuras planas.
• 8. El coeficiente de encuadramiento debe ser mínimo.
• 9. Los puestos de trabajo deben estar saturados.
• El análisis o descripción del puesto de trabajo consiste en detallar el conjunto de funciones, tareas o actividades que se desarrollan en todos y cada uno de los puestos de la empresa, especificando, además, los niveles de formación y experiencia necesarios para poder desempeñarlo con idoneidad, la responsabilidad que se le va a exigir al ocupante y las características físicas o ambientales en las que se va a desarrollar el trabajo en sí, así como los recursos que, normalmente, utiliza en el mismo. Metodología de descripción de puestos de trabajo En el análisis de puestos hay tres métodos de obtención de información que se utilizan con igual o parecido éxito y que son complementarios: La observación directa: Se basa en la observación del trabajador durante la realización de su tarea, por medio de un especialista (analista de puesto).
• La encuesta postal: Se debe elaborar, un cuestionario o formulario que contenga una serie de preguntas que permitirán, una vez tabuladas, conseguir información acerca de los puestos y de las circunstancias específicas en que se realizan los trabajos.
• La entrevista personal: Este método consiste en que el analista de puestos de trabajo mantiene una conversación personal con el ocupante, con un cuestionario previamente diseñado, con el objeto de obtener la máxima información relativa al trabajo. Descripción del puesto de trabajo Independientemente del método utilizado para la captación de la información, la conclusión es que para cada uno de los distintos puestos que constituyen la plantilla de la empresa vamos a efectuar una descripción completa.
• Esta descripción debe permitir tres aspectos importantes: - Identificar el puesto de trabajo y el propio trabajo en sí. - Definirlo, indicando brevemente la razón de ser del puesto y lo que se consigue en él. - Describirlo, indicando las funciones y actividades que componen su misión.
• Información referente a la nómina de la empresa: Datos referentes al trabajador - Datos personales:  Nombre y apellidos.  Fecha de nacimiento.  Lugar de nacimiento.  Sexo.  Estado civil.  Numero de familiares dependientes directamente del trabajador.  Dirección actual.  Población.  Distrito o zona.  Teléfono.  Documento nacional de identidad (C.I.). - Familia propia: esposa e hijos:  Nombres.  Edades.  Lugares de nacimiento.  Ocupación de cada uno. - Familia ascendente: padres y hermanos:  Nombres.  Edades.  Estado civil.  Profesiones.  Empresas en donde las ejercen. - Servicio militar o social:  Situación (pendiente, excedente de cupo, cumplido, en curso).  Fecha de comienzo.  Fecha de finalización.  Ciudad.  Unidad.  Grado que alcanzó.  Si es excedente: motivo de la exención. - Formación  Estudios realizados.  Duración de los mismos.  Institución/es donde se han cursado.  Localidades.  Títulos o certificados obtenidos.  Especialidades.  Cursos y seminarios a los que ha asistido:  Organismo o entidad que los impartió.  Denominación.  Duración en semanas.  Fechas. - Conocimientos de idiomas:  Nivel: lectura, escritura, traducción, conversación.  Grado: fluido, regular, mínimo. - Experiencia profesional en la propia empresa:  Fecha de ingreso.  Categoría de ingreso (grupo, nivel, subgrupo, especialidad).  Categoría actual: grupo y nivel.  Especialidad actual.  Fecha de acceso a la categoría actual.  Datos de categoría de mando o función.  Fecha de acceso a la categoría de mando o función.  Acoplamiento actual:  Departamento.  Sección.  Negociado.  Grupo.  Estado.  Localidad.  Traslados.  Motivo del último traslado.  Fechas de los traslados: ceses y posesiones.  Causas de los traslados. - Ajena a la empresa:  Nombre de las empresas.  Actividades.  Sectores.  Fechas de ingresos y despidos.  Causas del despido.  Puestos desempeñados.  Niveles en los organigramas respectivos.  Años en cada puesto.  Descripción de los trabajos realizados.  Remuneraciones brutas anuales. - Datos de seguridad social:  Números de pólizas.  Capitales asegurados.  Bases computables.  Cuotas mensuales.  Fechas de efectividad.  Beneficiarios. - Hobbies, aficiones: asociaciones a las que pertenece:  Profesionales.  Deportivas.  Culturales.  Otras. - Publicaciones - Premios y menciones honoríficas. Datos referentes a la plantilla de la empresa - Plantilla activa:  Personal fijo.  Personal en contratación temporal.  Distribución por grupos o categorías laborales. - Características sociolaborales:  Distribución de las nóminas por sexos.  Distribución de las nóminas por edades.  Distribución de la nómina por antigüedad.  Edad media.  Antigüedad media. - Localización y acoplamiento del personal:  Distribución por áreas de actividad.  Distribución por estado o zonas. - Niveles de mando y estructura jerárquica:  Directivos.  Mandos medios. - Movilidad y rotación:  Movimiento de altas:  Nuevo ingreso.  Reingreso por excedencia.  Reingreso por invalides provisionales.  Movimientos de despido:  Excedencia.  Jubilaciones.  Renuncias.  Despidos.  Invalidez.  Fallecimiento.  Bajas por servicio militar:  Rotación interna del personal:  Traslados por grupos o categorías laborales.  Traslados por departamentos.  Traslados interestatales. - Promoción:  Por libre designación.  Por concurso de méritos.  Por exámenes u oposición. - Absentismo:  Promedio días por trabajador y año.  Porcentaje sobre jornadas teóricas.  Causas del absentismo:  Enfermedad.  Maternidad.  Accidentalidad. - Índices de frecuencia y gravedad.  Absentismo por:  Categorías laborales.  Departamentos. - Formación:  Formación de ingresos y promoción:  Números de cursos.  Número de alumnos.  Alumnos por curso.  Horas por curso.  Formación de reciclaje y perfeccionamiento. - Selección:  Números de convocatorias.  Categorías laborales ofertadas.  Aspirantes internos.  Aspirantes ajenos. Información referente a los puestos de trabajo - Denominación del puesto de trabajo. - Descripción general de su misión básica. - Desarrollo pormenorizado de sus tareas o actividades. - Porcentaje del tiempo total dedicado a cada actividad. - Procesos o sistemática de trabajo. - Herramientas utilizadas. - Documentos necesarios para el trabajo. - Condiciones de trabajo:  Horario.  Remuneración.  Condiciones físicas.  Relaciones en el trabajo.  Control del trabajo.  Otras particularidades. - Exigencias de formación para un adecuado desempeño del puesto:  Conocimientos básicos.  Conocimientos específicos.  Conocimientos especiales para el desempeño del puesto. - Exigencias especiales y particulares del puesto:  En cuanto al carácter del ocupante:  Dirección de grupos.  Sentido de la responsabilidad.  Dinamismo.  Sociabilidad y colaboración.  Autocontrol-seguridad.  Médicas:  Audición.  Agudeza visual.  Intelectuales:  Inteligencia general.  Inteligencia práctica y técnica.  Facilidad numérica.  Facilidad verbal.  Rapidez percepción visual.  Motoras:  Coordinación movimientos.  Habilidad manual.  Habilidad digital. - Normativas a cumplir y/o utilizar en el puesto de trabajo:  Circulares.  Comunicaciones.  Instrucciones.  Manuales.  Rutinas. - Experiencia necesaria para realizar satisfactoriamente las funciones del puesto por el ocupante (por áreas, sectores, actividades). - Relaciones con:  Otros puestos de trabajo.  Otras unidades de la propia empresa.  Organismos ajenos a la empresa. - Motivos de las relaciones:  Información  Tramitación.  Control.  Colaboración.  Formación.  Negociación. - Necesidades de efectuar viajes:  Nacionales.  Internacionales.  Número de veces al año. - Costes asociados al puesto: estructura económica de los costos salariales. - Distribución del personal ocupante del puesto, según acoplamiento profesional por departamentos y delegaciones estatales: mapa de distribución.